資訊映射
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資訊映射（英語：information mapping）是一種以研究為基礎的方法，用來撰寫明確、以用戶為中心的資訊（基於讀者需求和資訊使用目的）。該方法主要被用於設計和撰寫商務溝通及技術傳播內容，已被全球範圍的企業作為內容標準使用。[來源請求]
資訊映射方法的概述
資訊映射是一種結構化寫作方法，幫助寫作人員分許、組織和呈現基於讀者需求和資訊用途的資訊。該方法適用於所有主題和媒體技術。資訊映射與資訊視覺化、資訊架構、平面設計、資訊設計、數據分析、體驗設計、圖形用戶介面設計、以及知識管理系統有緊密聯絡。
該方法的組成部分
資訊映射提供許多用於分析、組織和呈現資訊的工具。
資訊分類
Robert E. Horn 最著名的成果是他對資訊分類理論的發展。Horn 明確了六種資訊類型，幾乎涵蓋了商務溝通和技術傳播的所有內容。根據它們對於讀者的用途，這些類型對各元素進行了分類。[來源請求]
| 資訊類型 | 描述 |
|---|---|
| 步驟 | 完成某個任務需要執行的一系列步驟 |
| 過程 | 隨時間推移相繼發生並伴有某個特定結果的一系列事件、狀態或階段 |
| 原理 | 用於規定、引導或請求行為的陳述 |
| 概念 | 具有相同關鍵屬性的一類或一組事物 |
| 結構 | 對任何包含零部件或邊界的事物的描述或描繪 |
| 事實 | 被認為是真實的陳述 |
以研究為基礎的原則
資訊映射方法提出了組織資訊的六大原則，旨在使資訊易於訪問、理解和記憶。[1]
| 原則 | 描述 |
|---|---|
| 組塊 | 將資訊分解為小的、易管理的單元 |
| 相關性 | 每個資訊單元僅限於單個主題 |
| 貼標籤 | 給每個資訊單元添加可辨識其內容的標籤 |
| 一致性 | 術語的使用、資訊的組織、格式和順序要做到一致 |
| 易訪問 | 資訊組織：需要詳細資訊的讀者可以快速訪問資訊，不需要詳細資訊的讀者則可以輕鬆跳過 |
| 與圖形相結合 | 採用文字和圖形相結合的方式，來達到明確、強調和添加資訊維度的效果 |
資訊單元
根據資訊映射編寫的文件具有模組化結構、由資訊單元（map 和內容塊）構成。這些資訊單元需考慮到讀者能夠吸收的資訊量。
資訊單元和傳統文字段落的本質區別在於，一個內容塊僅限於單個主題且僅包含一種類型的資訊。多個內容塊組成 map，每個 map 只包含相關的內容塊。這種層級式的資訊組織方法非常有助於通過內容管理系統和知識管理系統對內容進行管理。
資訊映射的優勢
資訊映射方法可使文件編寫人員和讀者、以及整個組織受益。
文件編寫人員可獲益
資訊映射能為文件編寫人員提供以下優勢：[來源請求]
- 一套易於學習的系統方法——文件編寫人員一旦學會後，可最大化減少等待時間並能夠立即開始寫作
- 獨立於主題的方法——可應用於所有商務溝通內容或技術傳播內容
- 內容標準——大大有助於團隊寫作和寫作專案管理
- 提升文件人員工作效率——減少初稿編寫和稿件稽核的時間
- 在文件生命周期內，方便地進行內容更新和修訂
讀者可獲益
資訊映射為讀者提供以下優勢：
- 快速、方便地訪問資訊，可滿足不同讀者對資訊詳細程度的需求
- 資訊更易於理解
- 更少錯誤和誤解
- 減少傳送給管理員的問題
- 更短的培訓周期、重新培訓的需求更少
組織可獲益
如果使用本方法時設定如下目標，整個組織同樣可以從內容標準（例如，資訊映射）中獲益：
- 收益增長——縮短建立內容的時間、加速產品上市
- 降低成本——吸納員工個人知識、提高運營效率、減少支援電話、減少翻譯費用
- 風險緩釋——提高安全性和規範遵從
發展歷史
資訊映射由認知與行為科學研究員 Robert E. Horn 於 20 世紀末提出。Horn 對於通過資訊的視覺化呈現來提升資訊的易訪問度和易理解度很感興趣。Horn 對於資訊映射方法的發展讓他獲得了來自國際績效改進協會 (International Society for Performance Improvement)和電腦協會的讚譽。[來源請求]
研究的稽核
許多獨立的研究已經證實，將資訊映射方法應用到商務溝通和技術傳播可使資訊更快、更容易被訪問、更易於理解、獲得更高績效。此外，本方法還有助於將資訊發佈為不同格式。
對於 Horn 用來證明他的某些原則的研究，也曾有人提出過質疑。例如，他的組塊原則要求文件里的列表、段落、小節和章節不能包含超過 7±2 個資訊組塊。 [2] Horn 沒有說明他從何處得出這個原則，但某個資訊映射網站聲稱該原則是「基於 George A. Miller 於 1956 年的研究」。[3] Miller 確實於 1956 年寫過一篇論文，題為「The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on our Capacity for Processing Information」，然而該論文與寫作的相關性非常小。[4] Miller 本人也說過他的研究與寫作毫無關係。[5] 如果堅持認為文件里的列表、段落、小節和章節不能包含超過 7±2 個資訊組塊，則是自相矛盾地認為，讀者對其已閱讀內容的理解會被文件中未讀部分的長度所影響。
著名專家
- Robert E. Horn
- Brian Willison
參考文獻
- ^ Information Mapping. [2018-07-09]. （原始內容存檔於2020-04-02）.
- ^ R.E. Horn, Developing Procedures, Policies & Documentation, Info-Map, Waltham, 1992, page 3-A-2.
- ^ Mapping FAQs. Infomap.com. [2017-03-14]. （原始內容存檔於2010-02-18）.
- ^ Geofrey Marnell, Essays on Technical Writing, Burdock Books, Brighton, 2016, pp. 111–155).
- ^ See http://members.shaw.ca/philip.sharman/miller.txt （頁面存檔備份，存於互聯網檔案館）, Viewed 14 January 2011.
參考書目
- Robert E. Horn. Mapping Hypertext: The Analysis, Organization, and Display of Knowledge for the Next Generation of On-Line Text and Graphics. ISBN 0-9625565-0-5
- Robert E. Horn. How High Can it Fly? Examining the Evidence on Information Mapping's Method of High-Performance Communication. 備註：該書可從 Horn 的網站下載：第一章 （頁面存檔備份，存於互聯網檔案館）和第二章 （頁面存檔備份，存於互聯網檔案館）。